Energia elektryczna stanowi jeden z podstawowych kosztów funkcjonowania szpitala, kliniki czy przychodni. Placówki medyczne działają przez całą dobę, wykorzystują energochłonną aparaturę i nie mogą pozwolić sobie na przerwy w zasilaniu. Mimo to umowy na zakup energii często są analizowane dopiero przed końcem kontraktu albo wtedy, gdy koszty zaczynają wyraźnie rosnąć.

Czy placówki medyczne przepłacają za energię? W wielu przypadkach odpowiedź może brzmieć: tak. Powodem nie zawsze jest jednak sama cena jednej megawatogodziny. Na wysokość rachunków wpływają również model zakupu, dodatkowe opłaty, profil zużycia, długość kontraktu i warunki jego rozwiązania.

Dlatego porównując oferty, nie należy patrzeć wyłącznie na stawkę widoczną w pierwszej tabeli. Poniżej przedstawiamy pięć elementów umowy, które warto dokładnie sprawdzić.

1. Cena energii i sposób jej ustalania

Pierwszym elementem jest oczywiście cena energii czynnej. Sama wartość wyrażona w zł/MWh nie wystarcza jednak do rzetelnego porównania ofert. Trzeba sprawdzić, przez jaki czas będzie obowiązywać i czy może ulec zmianie w trakcie trwania umowy.

Placówka może spotkać się między innymi z następującymi modelami:

• stałą ceną obowiązującą przez cały okres umowy,
• ceną zmienną, zależną od sytuacji rynkowej,
• modelem mieszanym, łączącym elementy ceny stałej i zmiennej,
• zakupem energii w kilku transzach, dokonywanym w różnych momentach.

Stała cena ułatwia planowanie budżetu i ogranicza wpływ nagłych zmian na rynku. Nie oznacza jednak automatycznie, że będzie najkorzystniejsza. Jeśli umowa zostanie zawarta w okresie wysokich cen, placówka może pozostać związana niekorzystną stawką przez kilka lat.

Model zmienny daje możliwość skorzystania ze spadków cen, ale oznacza również większą niepewność. Dlatego sposób rozliczenia powinien być dopasowany do profilu zużycia, możliwości finansowych i poziomu ryzyka akceptowanego przez placówkę.

Przed podpisaniem umowy warto zapytać:

• Czy cena jest stała przez cały okres kontraktu?
• Od czego zależy jej ewentualna zmiana?
• Czy obejmuje wszystkie koszty związane ze sprzedażą energii?
• Czy sprzedawca dolicza marżę, opłatę handlową lub inne należności?
• Czy cena będzie ustalana jednorazowo, czy w kilku transzach?

Oferta może obejmować także dodatkowe opłaty związane ze sprzedażą energii, w tym opłatę handlową. Właśnie dlatego najniższa stawka za energię czynną nie zawsze oznacza najniższy koszt całej umowy.

2. Dopasowanie umowy do rzeczywistego zużycia placówki

Szpital zużywa energię inaczej niż niewielka przychodnia, laboratorium czy gabinet zabiegowy. Różnice dotyczą zarówno całkowitego poboru, jak i godzin, w których występuje największe zapotrzebowanie.

Dlatego oferta powinna być przygotowana na podstawie rzeczywistych danych. Do analizy warto wykorzystać faktury z co najmniej ostatnich 12 miesięcy, informacje o punktach poboru energii, grupach taryfowych oraz planowanych zmianach w działalności placówki.

Znaczenie mogą mieć między innymi:

• działanie obiektu przez całą dobę,
• liczba i rodzaj urządzeń medycznych,
• systemy wentylacji oraz klimatyzacji,
• sterylizatornie i laboratoria,
• instalacje chłodnicze,
• planowane otwarcie nowych oddziałów lub pracowni,
• modernizacja albo zakup kolejnej aparatury.

W umowie należy sprawdzić, czy znajduje się w niej deklarowany wolumen energii oraz co stanie się, gdy rzeczywiste zużycie będzie od niego wyższe lub niższe. Istotne są dopuszczalne odchylenia, zasady rozliczenia niezbilansowania oraz ewentualne dodatkowe koszty.

Nieprawidłowe oszacowanie wolumenu może sprawić, że atrakcyjna początkowo oferta przestanie być korzystna. Placówka nie powinna więc kopiować danych ze starej umowy bez sprawdzenia, czy nadal odpowiadają one rzeczywistemu zapotrzebowaniu.

3. Okres obowiązywania, wypowiedzenie i automatyczne przedłużenie

Kolejny element to czas trwania umowy. Dłuższy kontrakt może zapewnić większą przewidywalność kosztów, ale ogranicza możliwość skorzystania z korzystniejszej oferty, jeśli sytuacja na rynku się zmieni.

Przed podpisaniem dokumentów należy sprawdzić:

• dokładną datę rozpoczęcia i zakończenia sprzedaży,
• okres wypowiedzenia,
• zasady wcześniejszego rozwiązania umowy,
• wysokość ewentualnej kary umownej,
• warunki zmiany ceny,
• możliwość automatycznego przedłużenia kontraktu.

Szczególnej uwagi wymagają zapisy dotyczące automatycznego przedłużenia. Jeżeli placówka nie złoży wypowiedzenia w określonym terminie, umowa może zostać przedłużona na kolejny okres, czasem na nowych warunkach cenowych.

Warto również ustalić, kto po stronie placówki odpowiada za kontrolowanie terminów. Brak takiej odpowiedzialności często prowadzi do sytuacji, w której temat zakupu energii pojawia się zbyt późno, a czasu na zebranie ofert i negocjacje pozostaje niewiele.

4. Dodatkowe opłaty i koszty niewidoczne w cenie energii

Cena energii czynnej to tylko jedna część rachunku. Placówka ponosi również koszty dystrybucji oraz inne opłaty wynikające z taryf i sposobu korzystania z sieci.

Podczas analizy faktur warto zwrócić uwagę między innymi na:

• opłatę handlową,
• opłaty dystrybucyjne stałe i zmienne,
• opłatę mocową,
• opłatę jakościową,
• opłaty za przekroczenie mocy umownej,
• rozliczenia związane z energią bierną,
• dodatkowo płatne usługi lub pakiety,
• zabezpieczenia finansowe wymagane przez sprzedawcę.

Nie wszystkie te pozycje można zmienić poprzez wybór innego sprzedawcy, ponieważ sprzedaż energii i jej dystrybucja to dwa odrębne obszary. Dystrybutor zależy od lokalizacji obiektu i posiadanej infrastruktury. Można jednak sprawdzić, czy parametry dystrybucyjne są właściwie dobrane, a na fakturach nie pojawiają się koszty, których dałoby się uniknąć.

Przykładem są opłaty za przekroczenie mocy umownej albo energię bierną. Mogą one wskazywać, że instalacja, parametry umowy lub sposób korzystania z urządzeń wymagają dokładniejszej analizy. Sama zmiana sprzedawcy nie rozwiąże takiego problemu, ale przegląd faktur może pomóc go wykryć.

5. Obsługa, raportowanie i odpowiedzialność za zmianę sprzedawcy

Dobra oferta powinna określać nie tylko cenę, lecz także sposób obsługi placówki. W przypadku podmiotów posiadających wiele budynków i punktów poboru energii duże znaczenie ma dostęp do uporządkowanych danych.

Warto sprawdzić, czy oferta obejmuje:

• wsparcie podczas zmiany sprzedawcy,
• weryfikację dotychczasowej umowy,
• przygotowanie i obsługę dokumentów,
• kontakt z operatorem systemu dystrybucyjnego,
• zestawienia kosztów i zużycia,
• pomoc w wyjaśnianiu nieprawidłowości na fakturach,
• jednego opiekuna odpowiedzialnego za kontakt z placówką.

Należy także ustalić, kto odpowiada za poszczególne formalności oraz jakie dokumenty musi przekazać placówka. Właściwie przeprowadzona zmiana sprzedawcy nie oznacza przerwy w dostawie prądu. Zmienia się podmiot sprzedający energię, natomiast za fizyczne dostarczenie jej do obiektu nadal odpowiada lokalny operator sieci.

Wspólny zakup energii dla placówek medycznych

Medyczna Grupa Zakupowa przygotowuje wspólną ofertę zakupu energii elektrycznej dla szpitali, klinik, przychodni oraz innych podmiotów medycznych. Połączenie zapotrzebowania wielu placówek zwiększa wolumen zakupu i wzmacnia pozycję podczas negocjacji ze sprzedawcami.

Współpraca obejmuje:

• analizę dotychczasowych faktur i warunków,
• sprawdzenie profilu zużycia placówki,
• dobór odpowiedniego modelu cenowego,
• negocjowanie ceny i zapisów umowy,
• wsparcie formalne przy zmianie sprzedawcy,
• pomoc od analizy dokumentów do rozpoczęcia dostaw.

Niektóre placówki korzystające ze wspólnych warunków odnotowują oszczędności sięgające nawet 30 procent rok do roku. Ostateczny wynik zależy jednak od wcześniejszej umowy, terminu zakupu, profilu zużycia oraz sytuacji rynkowej. Dlatego każda kalkulacja powinna być przygotowana indywidualnie.

Sprawdź umowę, zanim podpiszesz ją na kolejne lata

Umowa na energię elektryczną nie powinna być oceniana wyłącznie na podstawie jednej stawki. Równie ważne są dodatkowe opłaty, sposób ustalania ceny, deklarowany wolumen, okres obowiązywania i jakość obsługi.

Placówki medyczne mogą skorzystać z przygotowanej przez MedGZ checklisty „Bezpieczna umowa energii elektrycznej” oraz kalkulatora szacunkowych kosztów. Po przekazaniu podstawowych danych i dokumentów MedGZ przygotuje niezobowiązującą analizę oraz ofertę porównawczą dopasowaną do profilu placówki.

Sprawdź, ile Twoja placówka może zaoszczędzić na zakupie energii elektrycznej. Zostaw kontakt i otrzymaj niezobowiązującą analizę.